Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu to niezwykle istotny dokument, który należy przygotować oddając mieszkanie w ręce nowego nabywcy. Czym dokładnie jest, jak powinien wyglądać i dlaczego jest tak ważny - o tym w niniejszym artykule.
Protokół zdawczo-odbiorczy a wynajem nieruchomości
Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się zarówno w przypadku sprzedaży, jak i wynajmu nieruchomości. Omówmy najpierw tę drugą opcję. Po co właściwie sporządzać tego typu dokument wynajmując mieszkanie? Przecież każdy widzi jaki jest jego stan i wyposażenie. Otóż, przy wynajmowaniu mieszkań często dochodzi do nadużyć, zarówno ze strony właściciela, jak i lokatorów. Lokatorzy, wynajmujący lokal często po zakończeniu umowy najmu starają się ukryć wyrządzone przez siebie szkody wmawiając właścicielowi, że były one obecne jeszcze zanim się wprowadzili i że nie powstały one w skutek ich działań. Działa to też w drugą stronę - właściciele, aby zatrzymać dla siebie kaucję usiłują przekonać lokatorów, że dokonali oni zniszczeń lub szkód w mieszkaniu.
Protokół zdawczo-odbiorczy ma za zadanie sprawić, by tego typu sytuacje nie miały miejsca. Wszystkie szczegóły dotyczące mieszkania - jego stan, ewentualne zniszczenia, elementy wyposażenia powinny być dokładnie opisane i sfotografowane w protokole. Pozwoli to uniknąć wyżej wymienionych sytuacji i będzie stanowiło dowód, w jakim stanie było mieszkanie przed wprowadzeniem się lokatorów, a w jakim stanie jest po zakończeniu umowy najmu. Protokół zdawczo-odbiorczy zabezpiecza więc interesy obydwu stron - zarówno właściciela nieruchomości, jak i lokatorów, którzy ją dla siebie wynajmują.
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania?
Protokół powinien zawierać całe wyposażenie mieszkania oraz wszystkie jego elementy, które mogą ulec uszkodzeniu. Powinny znaleźć się w nim informacje takie jak:
- spis stanów liczników na dzień wydania kluczy,
- ilość wydawanych najemcom kluczy,
- ilość wydawanych najemcom pilotów, np. do bram,
- dokładne wyposażenie mieszkania wraz z jego opisem technicznym,
- stan mieszkania - wygląd ścian i sufitów oraz podłóg,
- dodatkowe elementy wyposażenia lokalu - drzwi, panele, glazura, oświetlenie, okna, rolety.
Dokumentacja fotograficzna w protokole zdawczo-odbiorczym lokalu
Niezbędnym elementem protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania na wynajem jest dokumentacja fotograficzna. Powinna ona stanowić załącznik do protokołu.
Na fotografiach powinny zawarte być zdjęcia wszystkich zniszczeń, które wpisane są w protokole zdawczo-odbiorczym, a także ogólny stan mieszkania. Ważne jest, aby opis uszkodzeń i ich zdjęcia były możliwie jak najdokładniejsze. Fotografie powinny być wykonywane w obecności obu stron umowy.
Protokół zdawczo-odbiorczy a sprzedaż mieszkania
Protokół wykonuje się również podczas sprzedaży nieruchomości. Tak, jak w przypadku wynajmu ma on ochronić interesy byłego właściciela i nowego właściciela lokalu. Protokół zdawczo-odbiorczy powinno się sporządzić jeszcze przed zawarciem umowy sprzedaży. Dlaczego? Otóż, to dobre zabezpieczenie dla nabywcy mieszkania. Jeżeli sprzedający ustnie zobligował się do pozostawienia wyposażenia lokalu, umowa sprzedaży zostanie podpisana a sprzedający odda lokal w stanie surowym, to nabywca nie może wnosić żadnych roszczeń w tym zakresie, gdyż podpisał akt notarialny z oświadczeniem o zapoznaniu się ze stanem faktycznym i technicznym mieszkania. W przypadku, gdy obie strony podpisałyby wcześniej protokół zdawczo-odbiorczy uwzględniający wszystkie szczegóły dotyczące wyposażenia lokalu, taka sytuacja nie miałaby miejsca.
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy sprzedawanego mieszkania?
Tak, jak w przypadku wynajmowanego mieszkania, protokół powinien jak najdokładniej opisywać stan i wyposażenie lokalu. Ponadto, warto by:
- wskazywał umowę lub akt notarialny, dotyczący kupna i sprzedaży nieruchomości,
- zawierał dokładną datę i miejsce sporządzenia protokołu, wraz z podpisami obu stron,
- precyzyjnie opisywał stan techniczny lokalu: ściany, podłogi, okna wraz z opisem sprzętów i mebli, które pozostają po sprzedaży lokalu,
- zawierał liczbę przekazywanych kompletów kluczy,
- zawierał spis dokładnych i aktualnych stanów liczników od gazu, energii elektrycznej i wody - w momencie przekazywania mieszkania. To istotne dla późniejszych rozliczeń z dostawcami mediów.
Protokół zdawczo-odbiorczy zarówno przy najmie, jak i sprzedaży mieszkania należy wykonać w dwóch, takich samych egzemplarzach.